Tietosuojaseloste: Taiteiden yö

Rekisterin nimi

Helsingin tapahtumasäätiön Taiteiden yön yhteyshenkilörekisteri

Rekisterinpitäjä

Helsingin tapahtumasäätiö, Kalevankatu 6, 00100 Helsinki, Y-tunnus 0224232-9, puh. (09) 6126 5100, eventshelsinki.fi

Rekisteriasioita hoitava henkilö

Tiedottaja Laura Gottleben, puh. +358 50 468 7243, laura.gottleben@helsinkifestival.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tämän henkilötietorekisterin pääasiallisena tarkoituksena on toimia Helsinki-viikon säätiön ja Helsingin juhlaviikkojen järjestämän Taiteiden yö -tapahtuman esiintyjien yhteyshenkilörekisterinä. Rekisteri sisältää henkilötietoja vuosittain järjestettävään Taiteiden yö -tapahtumaan ilmoittautuneiden esiintyjien ilmoittamista yhteyshenkilöistä. Tietoja kertyy yhteyshenkilön perustietojen lisäksi sopimuksista, palvelujen käytöstä, palvelujen käyttöalueista sekä palvelujen tuottamisen ja ohjaamisen edellyttämistä tiedoista. Lisäksi rekisteri voi sisältää yhteyshenkilön itse ilmoittamia kiinnostusalueita koskevia tietoja.

Rekisterin sisältämiä yhteyshenkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa tarkoituksissa:
– Taiteiden yö -tapahtuman hoitaminen ja hallinta
– Tapahtuman esiintyjille suunnattujen palveluiden toteuttaminen, kehittäminen ja ylläpitäminen
– Tapahtumaan liittyvän festivaalitutkimuksen suunnittelu ja toteutus
– Helsingin juhlaviikkojen palveluista ja tuotteista (ml. tulevien vuosien Taiteiden yö -tapahtumista) tiedottaminen, viestintä, markkinointi, myynnin edistäminen ja markkinatutkimukset
– Helsingin juhlaviikkojen operatiivisen liiketoiminnan tarpeisiin, kuten palveluprosessin toteuttaminen, laskutus ja raportointi
– Helsingin juhlaviikkojen liiketoiminnan suunnittelu ja kehittäminen
– Helsingin juhlaviikkojen sähköisen liiketoiminnan sopimussuhteisten yhteistyökumppaneiden palveluviestintä ja palvelusopimuksiin perustuva mainonta

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ovat seuraavat:
– Sopimussuhteeseen tai oikeutettuun etuun liittyvien toimenpiteiden toteuttaminen
– Rekisteröidyn antama suostumus

Rekisterin tietosisältö

Tietokanta sisältää seuraavia tietoja:
– Nimet
– Osoitteita
– Asuinmaa
– Puhelinnumeroita
– Sähköpostiosoitteita
– Suoramarkkinointilupiin ja -kieltoihin liittyviä merkintöjä
– Muita palveluiden käytön edellyttämiä tietoja

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot kertyvät:
– Rekisteröidyltä itseltään
– Yhteisöltä, jonka yhteyshenkilönä rekisteröity toimii
– Rekisteröidyn suostumuksella kolmannelta osapuolelta

Säilytysaika

Rekisterinpitäjä säilyttää henkilötietoja niin pitkään kuin on tarpeellista edellä mainittujen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään.

Yhteisöjen osalta rekisteröidyn henkilötietojen säilyttäminen on sidoksissa siihen, kuinka pitkään kyseinen rekisteröity toimii yhteisön edustajana.

Kun tietoja ei enää tarvita edellä määritellyllä tavalla, tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille muutoin kuin pakottavan lainsäädännön niin edellyttäessä.

Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle käyttäen EU:n komission mallisopimuslausekkeita tai muuta lainmukaista siirtomenettelyä esimerkiksi palvelujen ja viestinnän teknisen toteuttamisen sitä edellyttäessä.

Henkilötietoja voidaan kuitenkin luovuttaa rekisteröidyn omalla suostumuksella.

Rekisterin suojaus

Rekisteri on ATK-muodossa. Rekisteriin on käyttöoikeus vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla ja muilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat. Tiedot on suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä keinoilla.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on tarkastus- ja virheenoikaisuoikeus, oikeus saada jäljennös henkilötiedoistaan ja oikeus kieltää sähköisten tarjousviestien ja etujen lähettäminen sekä henkilötietojen käyttö suoramarkkinointiin.

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojen käsittelylle. Suostumuksen peruuttaminen voi vaikuttaa sopimussuhteen mukaisten toimenpiteiden toteuttamiseen.

Lisäksi rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksessa määritellyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muutoin vastustaa sitä.

Halutessaan käyttää edellä mainittuja oikeuksiaan tai saada lisätietoja henkilötietojensa käsittelystä rekisteröity voi ottaa yhteyttä edellä mainitulle rekisteriasioita hoitavalle henkilölle.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle katsoessaan, ettei henkilötietojen käsittely ole lainmukaista.

(Päivitetty 24.6.2019)